TÖÖKORRAS ANDMEBAASID

EELK misjoni töövaldkonna strateegiline eesmärk aastaks 2028
Misjonitöö eesmärgiks on kasvatada usus kindlaid ja tunnistavaid kristlasi, kes on aktiivsed
koguduse liikmed ja misjonärid igapäevaelus.

Alaeesmärgid

1. On loodud kontakt kõrvalejäänud koguduseliikmetega.
2. Kuulutustööd tehakse väljaspool kirikut
3. On rajatud uusi kogudusi.
4. Välismisjonile on lähetatud EELK misjonär

Nende kokkulepitud eesmärkide poole liikumisel on vaja arvestada tõsiasjaga, et inimesed ei pruugi teada või mäletada, et nad on koguduse liikmed.

Kuidas aitab inimestega kontakti võtmine ja koguduse andmebaaside korrastamine seda probleemi lahendada?

Uuringud näitavad, et paljud inimesed, keda EELK kogudused peavad oma liikmeteks, ei tea või ei mäleta enam, et nad on kunagi koguduse liikmeks saanud või mida tähendab koguduse liikmeks olemine. Neile on jäänud mulje, et kunagine laulatamise eelduseks olnud ristimise- ja leeritalitus oli vajalik, aga eriliste tagajärgedeta sündmus.
Levinud on ka passiivset laadi ärevus, mis on ajendatud liikmemaksu mittetasumise müüdist – pole maksnud, järelikult ma pole liige. Seda mõttelaadi toidab kogudusepoolse proaktiivse kontaktivõtmise puudumine.

Seetõttu on oluline, et iga koguduse fookuses oleks kõigi ristitud inimeste kaasamine koguduse osadusse ka ametlike andmete järgi. Nii saab kogudus oma liikmetega suhelda ja tugevdada kogukonnatunnet.

Ülo Vooglaid “Elanikust kodanikuks” Tallinn, 2019, lk 181.
“Suhelda saavad subjektid. Kui üks käsitleb teist (või mõlemad käsitlevad teineteist) manipuleerimise objektina, on suhtlemine asemel kohtlemine. Selleks, et suhelda, peab ka rääkima-kirjutama ning tegutsema kooskõlas ootustega ja arusaadavalt. Arusaadavaks muutub suhe vastavalt kultuuriseostele.”

• Isiklik tervitamine: Koguduseliikmete isiklik tervitamine suurendab kogudusse kuulumise tunnet.
• Külastused ja telefonikõned: Sihipärane kontakti võtmine aitab liikmetel meelde tuletada nende kuuluvust kogudusse ning vastata nende küsimustele ja muredele.

3. Regulaarne ja süsteemne suhtlemine

• Meililistid ja teavitused: Korrektsed andmed võimaldavad luua toimivad meililistid, mille kaudu liikmeid regulaarselt teavitada koguduse tegemistest ja üritustest.
• Suhtlemine ja vaimulikud üritused: Koguduseliikmete omavaheline suhtlemine innustab neid aktiivsemalt osa võtma koguduse elust.

4. Probleemide lahendamisele suunamine ja tagasiside kogumine

• Kuulamine ja abistamine: Koguduse vabatahtlikud ja töötajad saavad liikmete muresid kuulata ja vajadusel abi pakkuda.
• Tagasiside: Liikmete tagasiside aitab kogudusel paremini mõista inimeste vajadusi ja ootusi.

5. Usalduse ja läbipaistvuse suurendamine

• Selged teated ja eesmärgid: Kui liikmed teavad, et andmete korrastamine ei ole seotud ainult annetuste kogumisega, suureneb usaldus koguduse vastu.
• Konfidentsiaalsus: Andmete turvaline ja konfidentsiaalne käsitlemine tugevdab liikmete kindlustunnet ja usaldust koguduse suhtes.

Mida teha, kui koguduse andmebaasid on korrast ära või neid ei olegi ja kui korra loomine tundub ülejõukäivana.

1. Kõigepealt saage teada, mis seisus andmed hetkel on.
2. Uurige andmete korrastamise võimalusi:
   • selle eest vastutab alati koguduse õpetaja, seetõttu on oluline, et tema kindlasti teaks, kes ja mida teha soovib.
   • Kõigil koguduse vaimulikel peaks olema ligipääs koguduse liikmete andmetele just sellises mahus, mis neile tööülesannete täitmiseks vajalik on.
   • Koguduse vaimulikud kaasavad teisi töötegijaid andmeid haldama selleks, et kõigi koguduseliikmetega oleks päriselt võimalik kontakt luua ja töö ei takerduks ajapuuduse ja teiste ülesannete rägastikku.
     • Iga andmebaasi kasutaja on vaja fikseerida koguduse juhatuse protokollis.

Koguduseliikmete infosüsteem KOGUJA

KOGUJA on kogudusega seotud isikute andmebaasisüsteem. Programmiga liitumiseks tuleb liituval kogudusel tasuda 1,28 eurot iga annetajaliikme pealt, mida on võimalik tasuda ka kuni kolme aasta jooksul. Edaspidised programmiga seotud hoolduskulud kannab konsistoorium.

Kui kogudusel on liikmete kartoteek juba arvutis olemas, siis on võimalik see Koguja programmi üle kanda.

Kooguja programmiga on soovi korral võimalik eelnevalt tutvuda testbaasis, mis toimib sarnaselt pärisbaasile. Nii test- kui pärisbaasi sisenemiseks on vajalik parool ja kasutajatunnus, mille saab kasutajatoe Külli Saardi poole pöördudes (633 7677, 5302 3229, koguja@eelk.ee). Kasutajatugi töötab E-R kell 10-17 ja L 10-15

Loe rohkem siit: https://siseveeb.eelk.ee/koguja/koguja-tutvustus/

Hetkeseis

• KOGUJAGA liitunud kogudusi: 91
• Liitumistasu: 1,28 € iga eelmisel aastal nimekirjas olnud inimese kohta (üseda ühekordset tasu saab tasuda kuni 3 aasta jooksul).
• Muud kulud: Andmebaasi kasutamise ülejäänud kulud katab konsistoorium.
• Tehnika: Igal kasutajal peab olema oma arvuti.

Tehniline abi

Külli Saard pakub kõigile Kogujaga liitunutele ja liituda soovijatele igakülgset tehnilist tuge Zoomi teel.

Andmebaasi korrastamine

1. Alusta surnud liikmete eemaldamisest.
   • Vali näiteks vanuserühm 80+ või muu sobiv rühm.
   • Koosta oma andmebaasist selle vanuserühma nimed.
   • Tee nimekirja alusel päring Siseministeeriumisse või rahvastikuregistrisse, et selgitada välja, kes on lahkunud.
   • NB! See on tasuline teenus, planeeri eelarve.
2. Koosta elavate liikmete nimekiri.
   • Kasuta olemasolevaid andmeid.
   • Kaasa koguduseliikmeid, sest keegi ikka teab või tunneb teisi ja saab infot täiendada.
3. Kanna andmed KOGUJASSE.
   • Hoia silmas andmekaitse nõudeid.
   • Kui andmete kogumiseks ja kasutamiseks pole inimestelt nõusolekut küsitud, tuleb seda kindlasti teha.
   • Vajadusel kaasake jurist või andmekaitse spetsialist.

MISJON112 projektimeeskond pakub Õpikogukonnaga liitunuile coachingu kohtumisi andmebaaside töökorda saamise poole liikumiseks – https://misjon112.eelk.ee/vota-meiega-uhendust/